Come organizzare le richieste nei periodi di alta produzione?


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Come organizzare le richieste nei periodi di alta produzione?

Come posso organizzare le richieste nei periodi di alta produzione?

Per tutte le aziende, ci sono periodi in cui la gestione delle richieste diventa difficile a causa del picco di lavoro naturale di richieste del proprio prodotto.
Parlando del settore alimentare (ma vale in generale per tutti i settori), la situazione è spesso critica.
Abbiamo lavorato con alcune aziende (ad esempio del settore caseario) che in estate hanno il picco di produzione, in quanto i consumatori richiedono grosse quantità di freschi.

 
La difficoltà maggiore, quando si verificano periodi di alta produzione, è fronteggiare gli imprevisti.
Nel momento di massimo picco produttivo, tutto deve andare per il verso giusto, pena lo spreco di risorse e denaro.
In questa fase, assumono un peso diverso tutte quelle richieste che nei periodi meno produttivi sono gestite con modalità più “agevoli”:

Richieste dei collaboratori di ufficio

  • Fatture, DDT, strumenti per la produttività di ufficio
  • Implementazioni di nuovi strumenti o adeguamenti in base alle esperienze

Richieste degli operatori

  • Trasportatori, agenti, commerciali, etc.
  • Accesso ai dati

Richieste dei clienti finali

  • L’alta produzione porta spesso a confusione nelle richieste e nei loro solleciti. Utilizzare un portale moderno di customer service permette di raccogliere in un unico punto tutte le richieste e fornire risposte.
  • Il Cliente finale pesa il servizio in maniera esponenziale quando è sotto pressione, pertanto deve essere data la giusta priorità alle sue richieste informandolo in maniera trasparente

Quali sono i benefici nell’adottare una soluzione di service desk unica e moderna?

  • Priorità ed organizzazione delle molteplici richieste spesso non gestite o gestite in maniera poco strutturata, provenienti da diverse fonti (telefono, email, vari strumenti informatici)
  • Rispetto dei Service Level Agreement (SLA) condividere la giusta priorità con il cliente è fondamentale per dare il giusto peso alle richieste, quando le risorse interne sono indaffarate
  • Evitare errori irreparabili nel momento in cui la produzione è alta è facile fare errori senza accorgersene
  • Trasparenza verso i clienti finali condividendo le tematiche e le tempistiche di risoluzione
  • Sgravio del lavoro interno: un portale interattivo ed una Knowledge Base agevola il cliente nel self-service
  • Misurazione e prevenzione: misurando i picchi di lavoro si possono prevedere questi periodi in maniera agevole, potendo correre al riparo.

Che caratteristiche deve avere lo strumento scelto?

  • Agilità: facilità implementazione e non deve richiedere troppo personale per la gestione
  • Semplicità: tanti utenti significa per forza doversi munire di uno strumento con facilità di utilizzo estrema, altrimenti non viene utilizzato o viene utilizzato mal volentieri
  • Integrazione: data la vastità di operatori lo strumento deve potersi agevolmente integrare anche con altri portali o con applicativi ERP o gestionali, utilizzati localmente

Lo scopo finale di adottare uno strumento di questo tipo deve sempre essere:

  • Permettere ai collaboratori di concentrarsi sulle attività per realizzare il core business
  • Diminuire i disservizi legati a richieste non gestite o a informazioni non condivise internamente e con il cliente.

 

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