Come posso organizzare le richieste nei periodi di alta produzione?

Per tutte le aziende, ci sono periodi in cui la gestione delle richieste diventa difficile a causa del picco di lavoro naturale di richieste del proprio prodotto.
Parlando del settore alimentare (ma vale in generale per tutti i settori), la situazione è spesso critica.
Abbiamo lavorato con alcune aziende (ad esempio del settore caseario) che in estate hanno il picco di produzione, in quanto i consumatori richiedono grosse quantità di freschi.

 
La difficoltà maggiore, quando si verificano periodi di alta produzione, è fronteggiare gli imprevisti.
Nel momento di massimo picco produttivo, tutto deve andare per il verso giusto, pena lo spreco di risorse e denaro.
In questa fase, assumono un peso diverso tutte quelle richieste che nei periodi meno produttivi sono gestite con modalità più “agevoli”:

Richieste dei collaboratori di ufficio

• Fatture, DDT, strumenti per la produttività di ufficio
• Implementazioni di nuovi strumenti o adeguamenti in base alle esperienze

Richieste degli operatori

• Trasportatori, agenti, commerciali, etc.
• Accesso ai dati

Richieste dei clienti finali

• L’alta produzione porta spesso a confusione nelle richieste e nei loro solleciti. Utilizzare un portale moderno di customer service permette di raccogliere in un unico punto tutte le richieste e fornire risposte.
• Il Cliente finale pesa il servizio in maniera esponenziale quando è sotto pressione, pertanto deve essere data la giusta priorità alle sue richieste informandolo in maniera trasparente

Quali sono i benefici nell’adottare una soluzione di service desk unica e moderna?

• Priorità ed organizzazione delle molteplici richieste spesso non gestite o gestite in maniera poco strutturata, provenienti da diverse fonti (telefono, email, vari strumenti informatici)
• Rispetto dei Service Level Agreement (SLA) condividere la giusta priorità con il cliente è fondamentale per dare il giusto peso alle richieste, quando le risorse interne sono indaffarate
• Evitare errori irreparabili nel momento in cui la produzione è alta è facile fare errori senza accorgersene
• Trasparenza verso i clienti finali condividendo le tematiche e le tempistiche di risoluzione
• Sgravio del lavoro interno: un portale interattivo ed una Knowledge Base agevola il cliente nel self-service
• Misurazione e prevenzione: misurando i picchi di lavoro si possono prevedere questi periodi in maniera agevole, potendo correre al riparo.

Che caratteristiche deve avere lo strumento scelto?

• Agilità: facilità implementazione e non deve richiedere troppo personale per la gestione
• Semplicità: tanti utenti significa per forza doversi munire di uno strumento con facilità di utilizzo estrema, altrimenti non viene utilizzato o viene utilizzato mal volentieri
• Integrazione: data la vastità di operatori lo strumento deve potersi agevolmente integrare anche con altri portali o con applicativi ERP o gestionali, utilizzati localmente

Lo scopo finale di adottare uno strumento di questo tipo deve sempre essere:

• Permettere ai collaboratori di concentrarsi sulle attività per realizzare il core business
• Diminuire i disservizi legati a richieste non gestite o a informazioni non condivise internamente e con il cliente.

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